Bezpieczeństwo i poufność to dwa filary, na których opiera się każda mediacja – zarówno tradycyjna, jak i prowadzona online. Forma zdalna nie obniża standardów postępowania; zmienia jedynie sposób komunikacji. Wręcz przeciwnie – w mediacji online stosujemy dodatkowe zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, których nie wymaga spotkanie stacjonarne.

Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie oznacza bezpieczeństwo mediacji online, jak chronimy poufność rozmów oraz dlaczego ugoda zawarta zdalnie ma taką samą moc prawną jak ta podpisana w kancelarii.

Poufność jako podstawowa zasada mediacji

Poufność jest jedną z czterech kluczowych zasad mediacji – obok dobrowolności, bezstronności i neutralności. W praktyce oznacza to, że wszystko, co dzieje się w trakcie mediacji, pozostaje między uczestnikami spotkania.

Co obejmuje poufność?

  • Treść rozmów prowadzonych podczas mediacji.
  • Korespondencję mailową i telefoniczną związaną z postępowaniem.
  • Propozycje rozwiązań przedstawiane w trakcie negocjacji.
  • Dokumenty wymieniane między stronami w toku mediacji.

Mediator – z mocy prawa – nie może zostać powołany jako świadek w sprawie dotyczącej okoliczności objętych mediacją. Oznacza to, że strony mogą rozmawiać otwarcie, bez obawy, że ich wypowiedzi zostaną w przyszłości użyte przeciwko nim w sądzie.

Również same strony zobowiązują się do zachowania poufności przebiegu rozmów. To fundament zaufania, bez którego mediacja nie mogłaby skutecznie działać.

Bezpieczeństwo techniczne mediacji online

W mediacji online dochodzi dodatkowy wymiar bezpieczeństwa – ochrona samego połączenia i przekazywanych informacji. W ugodyonline.pl stosujemy kilka warstw zabezpieczeń.

Kontrolowany dostęp do spotkania

Każda sesja mediacyjna odbywa się w prywatnym pokoju wideokonferencyjnym, do którego prowadzi indywidualny link. Link otrzymują wyłącznie zaproszeni uczestnicy. Nie ma możliwości, żeby do spotkania dołączyła osoba nieuprawniona.

Bezpieczne narzędzia komunikacji

Korzystamy z renomowanych platform spełniających standardy bezpieczeństwa transmisji (np. Google Meet) oraz – w razie potrzeby – z dedykowanych rozwiązań do spotkań online. Połączenia są szyfrowane, a dostęp do nich kontrolowany przez mediatora prowadzącego sesję.

Brak nagrań

Sesje mediacyjne nie są nagrywane przez mediatora. Strony również nie powinny ich nagrywać – to zasada wynikająca z poufności postępowania. Jeśli pojawia się potrzeba utrwalenia ustaleń, służy do tego protokół mediacji oraz treść ugody, a nie zapis rozmowy.

Bezpieczne miejsce uczestnictwa

Poufność jest dwustronna – również po stronie uczestnika. Dlatego strony powinny dołączać do mediacji z miejsca, w którym nie ma osób postronnych. Mediator na początku sesji upewnia się, że warunki są spełnione.

Ochrona danych osobowych

ugodyonline.pl prowadzi działalność zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Dane przekazane w formularzu kontaktowym oraz w trakcie mediacji są wykorzystywane wyłącznie w celu prowadzenia postępowania mediacyjnego.

  • Dane stron nie są udostępniane podmiotom trzecim bez ich zgody.
  • Dokumenty są przechowywane w sposób zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych.
  • Strony mają prawo do wglądu w swoje dane, ich poprawiania i – w przewidzianych prawem przypadkach – żądania usunięcia.

Bezpieczne podpisanie ugody po mediacji online

Najczęstsze pytanie dotyczące mediacji online brzmi: czy ugoda podpisana zdalnie ma taką samą moc prawną jak ta podpisana w kancelarii? Odpowiedź brzmi: tak. Forma zdalna nie oznacza „słabszej” ugody. Zmienia się wyłącznie sposób złożenia podpisu, a nie jego skuteczność.

Możliwe formy podpisania ugody:

Forma tradycyjna (papierowa) – ugoda jest drukowana, podpisywana własnoręcznie przez strony i przekazywana mediatorowi pocztą lub skanem do dalszej procedury.

Podpis kwalifikowany – podpis elektroniczny, który zgodnie z przepisami ma moc równoważną podpisowi własnoręcznemu. Wymaga posiadania certyfikatu kwalifikowanego od uprawnionego dostawcy.

Podpis zaufany (Profil Zaufany, mObywatel) – bezpłatne narzędzie państwowe potwierdzające tożsamość użytkownika. Również ma moc równoważną podpisowi własnoręcznemu w obrocie cywilnoprawnym i administracyjnym.

Komercyjne narzędzia do podpisu elektronicznego – platformy oferujące bezpieczną identyfikację i autoryzację podpisu (np. Autenti, SignNow).

Wybór formy zależy od preferencji stron i specyfiki sprawy. Każda z powyższych metod pozwala na skuteczne zawarcie ugody i – w razie potrzeby – skierowanie jej do sądu w celu zatwierdzenia.

Moc prawna ugody mediacyjnej online

Ugoda zawarta przed mediatorem – również w wyniku mediacji online – po zatwierdzeniu przez sąd ma moc ugody zawartej przed sądem. W praktyce oznacza to bardzo silne zabezpieczenie wykonania ustaleń:

  • Ustalenia stają się formalnie wiążące.
  • W razie niewykonania ugody możliwe jest skierowanie jej do egzekucji.
  • Dokument ma realną „twardość” prawną – nie jest jedynie deklaracją dobrej woli.

Dla sądu nie ma znaczenia, czy mediacja odbyła się stacjonarnie, czy online. Istotne jest to, że została przeprowadzona zgodnie z zasadami postępowania mediacyjnego, a podpisy stron pozwalają na ich identyfikację. Forma elektroniczna spełnia te wymogi w pełni.

Bezpieczeństwo mediacji online – najważniejsze fakty

  1. Mediacja online jest tak samo ważna prawnie jak mediacja stacjonarna.
  2. Wszystkie cztery zasady mediacji – dobrowolność, poufność, bezstronność, neutralność – obowiązują również w formule zdalnej.
  3. Mediator nie może zostać świadkiem co do okoliczności objętych mediacją.
  4. Sesje odbywają się w prywatnych pokojach wideokonferencyjnych z kontrolowanym dostępem.
  5. Spotkania nie są nagrywane.
  6. Ugoda może zostać podpisana w formie tradycyjnej, podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub przez komercyjne narzędzia.
  7. Po zatwierdzeniu przez sąd ugoda mediacyjna ma moc ugody zawartej przed sądem.

Chcesz wiedzieć więcej?

Jeśli masz pytania dotyczące bezpieczeństwa konkretnej sprawy lub formy podpisania ugody – umów konsultację online. Zadzwoń: 570 655 655 lub napisz: kontakt@ugodyonline.pl.